Say Hi to The ESNs and Digital Onboarding

21.01.2021

Slack, Teams, Jira lub Trello. To tylko kilka z podstawowych narzędzi towarzyszących pracownikom biurowym na co dzień i ułatwiających ich pracę. Podczas gdy większość z nas nie wyobraża sobie dnia bez z nich, pracownicy fizyczni we wszelkiego rodzaju halach i zakładach często funkcjonują nawet bez własnego maila, nie mówiąc już o dostępie do komputera. Sytuacja więc zmusza ich do podstawowych oraz ograniczonych form komunikacji wewnątrz organizacji.

Oto krótkie przybliżenie zagadnień oraz technologii, które mogą pomóc firmom produkcyjnym usprawnić komunikację oraz zwiększyć zaangażowanie pracowników fizycznych.

 

 

ESN – enterprise social network

Zacznijmy od początku. Czas, który mają firmy na zbudowanie lojalności pracowników jest krótszy niż kiedykolwiek wcześniej. Jedna trzecia pracowników wie, czy pozostanie w firmie przez dłuższy czas już po okresie jednego tygodnia. W ciągu pierwszego miesiąca liczba ta wzrasta natomiast do aż 63%.*

Dane te mają przełożenie na wskaźnik rotacji, który bezpośrednio wpływa na koszt pracodawcy. Trzeba bowiem mieć na uwadze, że pracownicy nie osiągają maksymalnego stopnia efektywności od pierwszego dnia pracy. To proces, który trwa i w początkowym etapie jest inwestycją w pracownika po stronie firmy. Dlatego każde odejście pracowników z krótkim stażem wiąże się ze stratą dla firmy. W celu zminimalizowania tego ryzyka powstają aplikacje, które należą do kategorii Enterprise Social Network (ESN). ESN to wewnętrzne aplikacja, która ma służyć za bazę wiedzy o firmie i zapewnić łatwą komunikację na linii Dział HR – pracownicy lub pomiędzy nimi samymi.

 

Jak “wejść” do firmy bez wchodzenia do niej?

Można wyróżnić dwa obszary, gdzie wsparcie w postaci wewnętrznej aplikacji firmowej jest najbardziej potrzebne. Pierwszy obszar to onboarding nowego pracownika, na który składa się zdigitalizowany proces szkoleniowy oraz, co ważne we wszelkiego rodzaju przedsiębiorstwach produkcyjnych pokazanie terenu zakładu. Już przed pandemią koronawirusa pokazanie hali nowym osobom było problematyczne ze względu na ich ogromny obszar, normy BHP oraz potrzebę zaangażowania pracowników z dłuższym stażem, „odciągając” ich od codziennych zadań. Sytuacja związana koronawirusem tylko przysporzyła problemów pracodawcom. Ze względów bezpieczeństwa od marca bardzo często poruszanie po zakładzie jest utrudnione, aby zminimalizować ryzyko zarażenia, które może mieć niezwykle poważne skutki, stopując cały proces produkcyjny.

 

 

Odpowiedzią na ten problem fizycznej obecności na terenie fabryki może być wirtualna rzeczywistość. W 2014 roku Google zaprezentowała po raz pierwszy Cardboard, czyli samodzielny tekturowy zestaw do wyświetlania scen VR, które są generowane jedynie za pomocą umieszczonego w nich telefonu użytkownika. Koszt oryginalnego zestawu lub podobnych zamienników to od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych. Pozwoliło to na popularyzację w ostatnich lat wszelkiego rodzaju spacerów wirtualnych oraz innych doświadczeń VR, które co prawda mniej zaawansowane graficznie mocno angażują oraz skupiają uwagę wszystkich użytkowników samodzielnych zestawów wirtualnej rzeczywistości. Skoro więc niemal każdy pracownik posiada w kieszeni mały komputer zdolny do generowania wirtualnej rzeczywistości, wystarczy tylko wykonać model 3D fabryki i umieścić go w aplikacji firmowej tak, aby dać możliwość samodzielnego spaceru po dowolnej części zakładu. Wykonanie modelu z perspektywy technicznej wygląda jak wykonanie wirtualnego spaceru, które znane są choćby z ogłoszeń nieruchomości. Dzięki temu pracodawca, dostarczając nowym pracownikom jedynie niskobudżetowy zestaw do VR i wykorzystując ich własne telefony może oprowadzić każdego po całym terenie zakładu bez potrzeby angażowania innych osób i fizycznego wchodzenia na teren hal produkcyjnych.

Funkcjonalność wirtualnego spaceru może zostać wykorzystana również przez inne jednostki w firmie w celach marketingowych oraz sprzedażowych. Jednym wymogiem dla jej dobrego działania jest szybkie połączenie internetowe, co w dobie popularyzacji technologii 5G z każdym kolejnym rokiem staje się co raz to mniejszym wyzwaniem.

 

 

Pozostań w kontakcie

Drugą wartością z implementacji wewnętrznej aplikacji to jej funkcja informacyjna. ESNy przejmują część pracy, która wykonywana była do tej pory przez Dział HR pełniąc rolę hubu pozwalającego na uzyskanie informacji na tematy takie jak lokalizacja miejsc w zakładzie, szkolenia, struktura firmy czy newsy firmowe. Wszystkie udostępniane dane są w pełni edytowalne, a ich zakres również definiowany jest samodzielnie, co daje administratorom pełną kontrolę nad całym ekosystemem. Ponadto przypadku zatrudniania osób posługujących innym językiem aplikacja może zniwelować tę barierę przez implementację kilku wersji językowych. Jest to bardzo istotne w przypadku standardowych działań jak ogłoszenia na temat aktualności z życia firmy lub przeprowadzenie ankiety pozwalającej działom HR na zbadania nastrojów wewnątrz organizacji. Co więcej, posiadanie możliwości wysłania komunikatu do całej firmy w jednym momencie jest też niezwykle ważne w przypadku wszelkich incydentów bezpieczeństwa.

Przy projektowaniu aplikacji ESN należy pamiętać o odbiorcy w postaci pracownika produkcyjnego, który w trakcie swoich codziennych obowiązków nie korzysta z telefonu i jego nadmierne wykorzystywanie z perspektywy pracodawcy jest wręcz niepożądane. Mając to na uwadze, niezwykle istotne jest znalezienie balansu pomiędzy pomocną aplikacją, a nadmiernie rozbudowanym narzędziem, które np. w formie nieustannych powiadomień, odciąga od codziennych obowiązków. Właśnie ta elastyczność i dopasowanie do wewnętrznych procesów w firmie jest przewagą dedykowanych aplikacji ESN nad znanymi nam, pracownikom biurowym rozbudowanymi aplikacjami do komunikacji w projektach.

 

Tekst powstał przy pomocy firmy Hexar – aplikacji ułatwiającej efektywne wdrożenie nowego pracownika do firmy oraz komunikację wewnątrz organizacji. Jeśli masz jakieś pytania napisz na l.misiak@hexar.tech

* Raport: Is there really generation divide at work? Ultimate Software and The Center for Generational Kinetics, LLC
** Źródło zdjęć unsplash.com

 

Firma Hexar Sp. z o.o. współpracuje z Łódzką Specjalną Strefą Ekonomiczną w programie S5-Akcelerator Technologii 5G/Startup Spark, który ma na celu łączenie startupów z dużymi przedsiębiorstwami i rozwój innowacyjnych rozwiązań z wykorzystaniem technologii 5G

WRÓĆ DO POPRZEDNIEJ STRONY