Postępowanie konkurencyjne nr BZ.2206.35.2025.AN na zakup i dostawę dożywotniej licencji oraz wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów na potrzeby realizacji głównych procesów w ŁSSE S.A.

Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna S.A.
90-349 Łódź, ul. Ks. Biskupa Wincentego Tymienieckiego 22 G
(+48) 42 275 50 98/ 42 275 50 99

Ogłasza postępowanie konkurencyjne nr BZ.2206.35.2025.AN na zakup i dostawę dożywotniej licencji oraz wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów

Opis przedmiotu zamówienia:
zakup i dostawa dożywotniej licencji oraz wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów na potrzeby realizacji głównych procesów w ŁSSE S.A.. W ramach Przedmiotu Zamówienia Zamawiający oczekuje również świadczenia usługi wsparcia i rozwoju systemu. Przedmiot zamówienia będzie wdrażany etapowo.

Termin składania ofert:
Do dnia 5 listopada 2025r. do godziny 10:00 6 listopada 2025r. do godziny 14:00

Miejsce składania ofert:
Oferty należy składać za pośrednictwem poczty elektronicznej kierując wiadomość na adres e-mail Zamawiającego: zakupy@sse.lodz.pl; wskazując w temacie wiadomości „Oferta w postępowaniu nr BZ.2206.35.2025.AN na zakup i dostawę dożywotniej licencji oraz wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów na potrzeby realizacji głównych procesów w ŁSSE S.A.”, oferta sporządzona i podpisana zgodnie z wymogami określonymi w Zapytaniu winna stanowić załącznik.

Termin zadawania pytań:
Do dnia 3 listopada 2025r do godz. 10:00.

Adresy e-mail do kierowania zapytań:
Arkadiusz Nalewajko – adres e-mail: arkadiusz.nalewajko@sse.lodz.pl

Odpowiedzi na pytania:

1. Czy Zamawiający dopuszcza subskrypcyjny model licencjonowania? (płatny z góry na 12 msc)
   • 1 Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości.
2. Czy Zamawiający zapewni infrastrukturę sprzętową pozwalającą na uruchomienie platformy lowcode?
   • 2 Tak, zamawiający zapewni infrastrukturę sprzętową.
3. Czy Zamawiający posiada licencję na oprogramowanie bazodanowe MS SQL?
   • 3 Nie, zamawiający nie posiada licencji MS SQL.
4. Prosimy o informację czy zamawiający wymaga udostępnienia oprócz środowiska produkcyjnego systemu również środowisk dodatkowy w takich jak na przykład:środowisko testowe, deweloperskie czy preprodukcyjne?
   • 4 Tak, zamawiający wymaga środowiska testowego.
5. Prosimy o informację czy zamawiający posiada szczegółowy opis wdrożenia procesów wymaganych do wydarzenia w ramach pierwszego i drugiego etapu realizacji zamówienia? Jeśli tak zwracamy się z prośbą o udostępnienie szczegółowych opisów przedmiotowych procesów przed złożeniem oferty w ramach postępowania.
   • 5 Nie posiadamy aktualnie szczegółowego opisu procesów Etapu I oraz II. Opis procesów powstanie w momencie analizy przedwrożeniowej, Opracowanej przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym.
6. W Specyfikacji Przedmiotu Zamówienia wskazano funkcję „Asystenta AI”. Czy mogą Państwo doprecyzować, czy oczekują Państwo integracji z istniejącym modelem lub platformą AI, czy raczej system ma posiadać możliwość wykorzystania elementów sztucznej inteligencji (np. OCR, klasyfikacja dokumentów, analiza treści) w ramach własnych funkcji producenta?
   • 6 System ma posiadać możliwość wykorzystania elementów AI, nie musi być zintegrowany z zewnętrznym modelem lub platformą.
7. Czy Zamawiający dopuszcza alternatywny model licencjonowania – subskrypcyjny (SaaS) – jako wariant obok licencji dożywotniej, obejmujący prawo korzystania z systemu oraz usług wsparcia w formie opłaty okresowej?
   • 7 Zamawiający nie dopuszcza modelu subskrypcji.
8. Czy wartość Etapu III (zamówienie opcjonalne) będzie uwzględniana w kryterium „Wynagrodzenie” w ramach oceny ofert, czy też ocenie będą podlegać wyłącznie Etapy I i II?
   • 8 Tak, będzie uwzględniana.
9. Czy integracja z platformą ePUAP jest nadal wymagana, mimo planowanego wygaszania tej usługi do końca 2026 r.? Czy celem jest zapewnienie tymczasowej kompatybilności, czy gotowości do obsługi e-Doręczeń?
   • 9 Celem jest zapewnienie tymczasowej kompatybilności do momentu wygaszenia EPUAP i pełna integracja z systemem e-doręczeń.
10. Czy parametry SLA (czasy reakcji 3h, 8h, 24h) mogą zostać doprecyzowane po wdrożeniu – w ramach wspólnego dokumentu „SLA – Gwarantowany Poziom Usług”, po analizie środowiska i priorytetów biznesowych?
    • 10 Nie, zamawiający nie dopuszcza zmiany czasów reakcji.
11. Czy analiza ma być integralną częścią każdego z etapów, czy przewidują Państwa jedna analizę na wszystkie etapy?
    • 11 Analiza ma być przeprowadzona przed rozpoczęciem realizacji każdego z etapów.
12. Czy zakładają Państwo 8 tygodni na realizacje I etapu wdrożenia łącznie z przeprowadzeniem analizy przedwdrożeniowej? Z obecnej treści zapytania wynika, że analiza powinna być wykonana w ramach zakładanych 8 tygodni.
    • 12 Tak, analiza ma być przeprowadzona w ramach 8 tygodni realizacji etapu I.
13. Czy w załączniku nr 1 – SPZ w punkcie 6.2 Zarząd i organy Spółki, punkty: Analiza biznesowa i monitoring procesów głównie na potrzeby Zarządu.Obsługa organów spółki. Jakie zadania/procesy kryją się pod pojęciem Obsługa organów Spółki? Prośba o uszczegółowienie.
    • 13 W rozumieniu analizy biznesowej mówimy o Business Intelligence. Dostęp do raportów nt. działania i wykonania poszczególnych procesów oraz wszelkich danych dostępnych w systemie np. w postaci czytelnych dashboardów. W ramach obsługi organów spółki mamy na myśli procedowanie uchwał i kompletowanie niezbędnych dokumentów wewnętrznych spółki na posiedzenia poszczególnych organów.

14. Czy system powinien zostać uruchomiony produkcyjnie po I etapie?
    • 14 Tak, system powinien być uruchomiony po I Etapie.
15. Czy zamawiający zapewnia realizacja integracji po stronie systemu feliKS?
    • 15 Tak.
16. Czy zamawiający posiada środowiska testowe dla integrowanych systemów FeliKS?
    • 16 Tak, zostaną udostępnione środowiska testowe.
17. Czy zamawiający zapewnia realizacja integracji po stronie systemu R2PłatnikPRO?
    • 17 Tak.
18. Czy zamawiający posiada środowiska testowe dla integrowanych systemów R2PłatnikPRO?
    • 18 Tak, zostaną udostępnione środowiska testowe.
19. Prosimy o doprecyzowanie zapisu „Integracja modułu z systemem KD.” Jakiego systemu dotyczy integracja?
    • 19 Zainstalowany w firmie system opiera się na rozwiązaniu KaDe (oparte o system SQL)
20. Z jakich urządzeń skanujących korzysta obecnie zamawiający?
    • 20 Urządzenia wielofunkcyjne Konica Minolta bizhub C258, C308, C750i, C250i, C3351, C3350; OKI MC853; Xerox C8155; Ricoh C2500.
21. Prosimy o doprecyzowanie wymagań w zakresie „asystenta AI”. Jaki jest główny cel wdrożenia Asystenta AI?
    • 21 Wyszukiwanie dokumentów, klasyfikacja dokumentów, OCR, wykrywanie duplikatów.
22. „Obsługa urlopów, wniosków kadrowych i innych procesów HR” Prosimy o wymienienie procesów HR objętych zamówieniem
    • Poza wymienionymi wyżej Zamawiający przewiduje wdrożenie funkcjonalności takich jak np.: obsługa i akceptacja wniosków urlopowych, rozliczanie delegacji służbowych i kosztów podróży, planowanie i ewidencja szkoleń pracowniczych, prowadzenie i archiwizacja teczek osobowych, rejestrowanie i zatwierdzanie nadgodzin, monitorowanie czasu pracy i obecności pracowników, ewidencja czasu pracy, rozliczanie wydatków pracowniczych, centralna baza wniosków kadrowych i pracowniczych, obsługa procesów rekrutacyjnych, tworzenie i obsługa kart obiegowych
23. Czy jako rozwiązanie OCR dopuszczalne jest zastosowanie usługi chmurowej?
    • 23 Tak
24. Jaki jest cel integracji z profilu zaufanym?
    • 34 Zamawiający doprecyzowuje, iż chodzi głównie o podpis kwalifikowany.
25. Czy w Państwa firmie wykorzystywany jest system klasyfikacji JRWA?
    • 25 Tak wykorzystujemy klasyfikację JRWA.
26. „archiwizacja i pełna historia operacji” Archiwizacja i pełna historia operacji – czy zakładany jest wdrożenie integracji z archiwami państwowymi?
    • 26 Przez archiwizację i pełną historię operacji zamawiający rozumie uporządkowanie i pełen dostęp do dokumentów procedowanych w ramach EOD. W tym etapie nie wymagamy integracji z archiwum Państwowym. Taki proces zamawiający może rozpatrzeć jako opcję.
27. Jakie typy urlopów będą procesowane w systemie, a jakie poza nim?
    • 27 Urlopy przewidziane przepisami prawa.
28. Czy do kryterium oceny pod uwagę brany jest etap I i II czy również etap III?
    • 28 Wszystkie etapy są brane pod uwagę do kryterium oceny.
29. Czy wartość licencji wlicza się w łączną kwotę wdrożenia?
    • 29 Tak.
30. W jakim celu realizowany jest OCR w module sekretariatu?
    • 30 OCR w module sekretariat wykorzystywany będzie m.in. do: przyspieszenia rejestracji dokumentów, ułatwienia wyszukiwania, digitalizacja korespondencji papierowej.
31. Czy jako rozwiązanie OCR dopuszczalne jest zastosowanie rozliczenia za wykorzystane strony?
    • 31 Tak.
32. Ile dokumentów miesięcznie obsługiwanych jest w module Faktur?
    • 32 Miesięcznie jest obsługiwanych około 300 faktur kosztowych.
33. Ile dokumentów miesięcznie obsługiwanych jest w module Sekretariatu?
    • 33 Miesięcznie jest obsługiwanych około 150 dokumentów o zróżnicowanej liczbie stron.
34. Czy zakładają Państwo możliwość trybu pracy zdalnej?
    • 34 Tak, mamy w firmie możliwość pracy zdalnej.
35. Czy będą udostępnione wzory, diagramy procesów, które wymagają wdrożenia?
    • 35 Diagramy zostaną stworzone we współpracy Zamawiającego z Wykonawcą w momencie przeprowadzania analizy.
36. Czy pytania zadawane przez Innych potencjalnych wykonawców będę udostępnione innym wykonawcom?
    • 36 Tak, wszystkie pytania są opublikowane na stronie internetowej dotyczącej postępowania.
37. Czy w przypadku udostępnienia diagramów z rozpisanymi wymaganiami co do Procesów, termin składania ofert może być wydłużony ?
    • 37 Zamawiający na tym etapie nie udostępnia diagramów.